Excel

Regneark kommer som en del av matematikkfaget allerede i barneskolen, og Excel fungerer godt med skjermleser. Vi anbefaler også Excel som kalkulator for synshemmede elever. For at programmet skal være så enkelt som mulig å bruke med leselist, må det gjøres noen tilpasninger.

Anbefalte innstillinger av Excel

Følgende innstillinger bør gjøres:

1. Skru av Autokorrektur
2. Filplassering
3. Hvordan unngå at skrivemerket flytter seg etter Enter
4. Autofullfør formel og skjermtips for funksjoner
5. Slå av Startskjerm og Backstage

Innstillingene gjøres i kategorien Fil.

1. Skru av Autokorrektur

Alternativer for autokorrektur ligger under Korrektur. De fleste funksjonene under fanene Autoformat bør slås av.

Slå av autokorrektur med mus 

Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Alternativer, Korrektur, knappen Alternativer for autokorrektur. Alle funksjonene under fanene Autokorrektur, Fortløpende autoformatering og Matematisk autokorrektur bør slås av. Bekreft innstilling med OK-knapp.

Slå av autokorrektur med tastatur 

• Alt+f
• r (for Alternativer)
• k (for Korrektur)
• Tab (for å komme til knappen Alternativer for autokorrektur eller Alt+. (punktum) for å åpne valget direkte)
• Enter for å åpne Alternativer for autokorrektur
• Ctrl+Tab for å bla til fanen Autokorrektur dersom denne ikke er i fokus, Shift+Tab for å flytte skrivemerket til de fem valgene over feltet Erstatt, bla gjennom valgene med Pil opp, bruk Mellomrom for å fjerne eller sette hake for et valg
• Esc for å gå ut av dialogboksen Alternativer for autokorrektur

2. Filplassering

Det er en fordel at elevens maskin er stilt slik at filene lagres automatisk i en mappe eleven kjenner og vet hvor finnes. Eksempelvis er det mange som ønsker at filer skal lagres i skylagring eller fast mappe på PC-en. Fordelen med skylagring er at den kan speiles til en annen datamaskin eleven benytter og åpner for muligheten for samskriving og deling av dokumenter.

Endre standard filplassering med mus 

Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Alternativer, Lagre. Skriv stien til mappa du vil skal være standard under feltet Standard filplassering (tips: kan kopiere fliste fra Word for samme lagringsplass). Bekreft valgene med OK-knapp.
Har du et  lite skjermbilde ligger Alternativer for Word under Fil, Mer...

Endre standard filplassering med taster

• Alt+f
• r (for Alternativer)
• l (for Lagre)
• Tab
• Alt+a for Standard filplassering (Du hopper direkte til rett felt i høyre kolonne)
• Skriv inn stien til mappa du vil skal være standard (tips: kan kopiere fliste fra Word for samme lagringsplass)
• Bekreft med Enter

3. Hvordan unngå at skrivemerket flytter seg etter Enter

Ved bruk av leselist, er det ugunstig om skrivemerket flyttes fra cella du skriver i når du trykker Enter etter en regneoperasjon.

Slå av med mus 

Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Alternativer, Avansert, fjern haken ved feltet Flytt merket område når Enter er trykket. Bekreft innstilling med OK-knapp.

Slå av med taster 

• Alt+f
• r (for Alternativer)
• a (for Avansert)
• Tab (eller Alt+f for å komme til feltet Flytt merket område når Enter er trykket)
• Mellomrom for å fjerne haken
• Enter for å bekrefte

4. Autofullfør formel og skjermtips for funksjoner

Når Autofullfør formel er aktivert vil Excel prøve å vise funksjoner og definerte navn ved skriving av celleformler. Dette kan påvirke hva som vises på leselista, og hvordan skriving av formel oppleves og bør derfor slås av.

Med mus 

Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Alternativer, Formler. I feltet Arbeide med formler skal haken ved Autofullfør formel fjernes.

Med tastatur 

• Alt+f
• r (for Alternativer)
• f (for Formler)
• Tab
• Alt+l (fjerner også haken automatisk)
• (Mellomrom for å aktivere/fjerne haken)
• Enter for å bekrefte

Skjermtips for funksjoner vil vise foreslått funksjoner i en liste når formel skrives i cella. Også dette kan påvirke hva som vises på leselista, og hvordan skriving av formel oppleves og bør derfor slås av.

Med mus 

Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Alternativer, Avansert. Under feltet Visning fjernes haken i Vis skjermtips for funksjoner.

Med tastatur 

• Alt+f
• r (for Alternativer)
• a (for Avansert)
• Tab
• Alt+m to ganger (står da på Vis skjermtips for funksjoner)
• Mellomrom for å fjerne haken
• Enter for å bekrefte

5. Slå av Startskjerm og Backstage i Excel

Slå av Startskjerm med mus

Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Alternativer, Generelt, Oppstartsalternativer, fjern haken ved Vis Startskjermen når dette programmet starter.

Slå av Startskjerm med hurtigtaster

• Alt+f
• r (for Alternativer)
• Du står i gruppa Generelt
• Tab for å komme til valgene i Generelt
• e for å fjerne haken ved Vis startskjermen når dette programmet starter
• Enter for å bekrefte valget

Slå av Backstage med mus   

Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Alternativer, Lagre, fjern haken ved Ikke vis Backstage når jeg åpner eller lagrer filer med hurtigtaster, bekreft med OK.

Slå av Backstage med hurtigtaster

• Alt+f (åpner filmenyen)
• r (for Alternativer)
• l (for Lagre)
• Tab for å komme til gruppa Lagre arbeidsbøker
• å for å fjerne/legge til haken Ikke vis Backstage når jeg åpner eller lagrer filer med hurtigtaster (mellomrom for å evt. velg avkrysset)
• Enter for å bekrefte valget

Excel brukt som kalkulator

Excel fungerer godt som kalkulator. Om matematikkoppgaven skrives i Word, kan utregningen gjøres i Excel. Husk at utregningen i Excel må starte med =.

Eksempel:

1. Åpne Word og Excel
2. Skriv regnestykket i Word. Eksempel  75 *5 =
3. Skift til Excel (Alt+Tab)
4. Skriv regnestykket etter = i celle A1 (eller kopier og lim inn regneuttrykket uten = fra Word), slik  =75*5
5. Trykk Enter for at Excel skal regne ut. (bruk F2 dersom du vil se formelen i den aktuelle cellen)
6. Kopier (Ctrl + c) eller klipp ut (Ctrl+x) svaret. Skift deretter tilbake til Word (Alt+Tab)
7. Lim inn (Ctrl+v) svaret etter likhetstegnet, 75 *5 =375

Skrivemåter i Excel

Regneoperasjon	Eksempel
Addisjon	=5+5
Subtraksjon	=6-2
Multiplikasjon	=5*4
Divisjon	=20/5
Prosent	=200*5%
Kvadratrot	=rot(25)
Potens	=5^2  (Shift+tøddel, mellomrom)
Logaritme	=log(25)
Pi (gir tallet 3,14.....)	=pi()

Det er unødvendig og svært tungvint å bruke formellinja for å legge inn formler når du bruker leselist. Formler kan skrives inn i en hvilken som helst celle ved å skrive = først, for eksempel =a1*b1.

Vil du finne summen av cellene a1, a2 og a3 og få svaret i a4, skriver du for eksempel   =summer(a1:a3) i a4 (NB! Kolon).

Vil du summere kun cellene a1 og a3, skriver du for eksempel:

=summer(a1;a3) (NB! Semikolon)

For å angi absolutte referanser, må en sette $ (AltGr+4) foran rad- og/eller kolonnereferansen.

Excel brukt som regneark

Regneark er to-dimensjonale, og det er krevende å ha oversikt over både rader og kolonner. I tillegg kan Excel vise informasjon om innholdet i den cella hvor skrivemerket står i en annen del av skjermbildet. Dette gjelder for eksempel Formellinja, som vises mellom regnearket og Båndet (dersom den er aktivert). Seende har oversikt over hele skjermbildet og kan lett sjekke for eksempel en kolonneoverskrift eller hvilken formel som står i ei celle, det kan ikke leselistbrukeren. Det er mulig å få tilgang til slik informasjon også med leselist, derfor er det viktig å beherske de virkemidler som kan brukes for å få ekstra informasjon

1. Bruke innstillinger på leselista
2. Bruke syntetisk tale
3. Bruke kommandoer i skjermleserprogrammet

Syntetisk tale

Det er nyttig å bruke talen til hjelp i Excel, spesielt når du skal lære noe nytt om programmet eller skal bruke større regneark. Talen gir mer informasjon enn det som kommer fram på leselista; for eksempel at ei celle inneholder en formel selv om leselista bare viser et tall. En arbeidsteknikk hvor du raskt kan veksle mellom bare å bruke leselista og å bruke talen til hjelp i de situasjonene dette er tjenlig, bidrar til at du kan bruke programmet mer effektivt.

Nyttige hurtigtaster

• Angre siste handling Ctrl+z
• Avslutt Excel Alt+F4
• Bla ett skjermbilde ned PgDn
• Bla ett skjermbilde opp PgUp
• Bla til forrige ark Ctrl+PgUp
• Bla til neste ark Ctrl+PgDn
• Bytt mellom åpne bøker Ctrl+F6
• Flytt celle/tegn til høyre Pil høyre
• Flytt celle/tegn til venstre Pil venstre
• Flytt mellom ulåste celler i beskyttet ark Tab
• Flytt til begynnelsen av raden Home
• Flytt til celle A1 Ctrl+Home
• Flytt til siste celle (nederst til høyre) Ctrl+End
• Flytt til siste celle på raden som ikke er tom End, Enter
• Flytt til siste cellen i regnearket End, Home
• Formater celle Ctrl+1
• Gå til Ctrl+g
• Klipp ut merket tekst/element Ctrl+x
• Kopier merket tekst/element Ctrl+c
• Lag nytt ark Shift+F11
• Lagre Ctrl+s
• Lim inn Ctrl+v
• Lukk regneark Ctrl+F4
• Merk alt Ctrl+a
• Merk hele kolonnen Ctrl+Mellomrom
• Merk hele raden Shift+Mellomrom
• Nytt regneark Ctrl+n
• Rediger celle og vis eventuell formel F2
• Skriv ut Ctrl+p
• Slå sluttmodus på/av End
• Tallformat med to desimaler, tusenskille og - for negative tall Ctrl+!
• Åpne Ctrl+o

Shift-tasten kombinert med tastekombinasjonen for å flytte markøren, vil merke teksten/cellene.

• Ctrl+d Fyll nedover (i merket område)
• Ctrl+r Fyll mot høyre (i merket område)
• Ctrl+Shift+F3  Lag navn fra rad- og kolonneetiketter
• Alt+= Autosummer
• Ctrl+' Kopier formelen fra cellen over
• Ctrl+" Kopier verdien fra cellen over

Excel brukt med skjermleserprogrammet JAWS

Dette avsnittet viser noen nyttige innstillinger og kommandoer i JAWS som kan gjøre det lettere å ha oversikt over regnearket. Vi anbefaler å slå på talen, siden mye av hjelpen fra JAWS gis fra talen.

Innstillinger av Strukturmodus

Leselista kan stilles i flere visningsmodi. For at JAWS skal vise tekst på leselista i Excel, må JAWS være i Strukturmodus. Strukturmodus er standard i dag, men skulle JAWS være i linjemodus kan du skifte slik: Når Excel er åpen velges Setting Center med JAWS-tast+6. Skriv inn "modus" og velg Strukturmodus i valget Leselistmodus i lista nedenfor. Trykk Enter for å lagre innstillinga.

Når JAWS er i Strukturmodus, vises informasjon kun om den cella en står i, ikke nabocellene. Både cellereferansen, innholdet og eventuell formel vises. For å vise en hel rad på leselista gjøres

Når Excel er åpnet

• JAWS-tast+v - Quick settings
• Under Valg for punkt
• Punkt modus - settes til Aktuell rad (default er Aktuell celle)

Hjelpenivå på talen

Du kan bestemme ulike hjelpenivåer for talen. I Excel er det en fordel med mest mulig hjelp. Hjelpenivået bør følgelig settes høyest mulig. Ha Excel åpent, trykk JAWS-tast+V, og velg Hjelpenivå til Begynnernivå.

Celleadresser

Når en bruker piltastene for å bevege seg fra en celle til en annen, leser talen adressen til cellen en går til. En kan også trykke JAWS-tast+c for å få lest adressen til cellen markøren står på.

Formel i celle

Når du går med piltastene til en celle som inneholder en formel, vil talen lese "Har formel". Trykk F2 for å lese formelen på leselista.

Tilgjengelige ark

Med kommandoen Ctrl+Shift+s får eleven en liste med arkene som finnes i arbeidsboka. Du kan bruke Piltastene og Enter for å velge ark.

Slippe gjennom tastetrykk

Det kan skje at en Windows-kommando ikke virker som forventet fordi JAWS bruker samme tastekombinasjon til en annen kommando. JAWS kan ignorere tastetrykket ved at en først trykker JAWS-tast+3 (3 er her 3-tallet på det vanlige tastaturet) etterfulgt av den ønskede kommandoen.

Skjermutsnittet

For å få lest skjermkoordinatene til den delen av regnearket som vises i skjermbildet: Alt+Shift+v.

Excel brukt med skjermleserprogrammet SuperNova

Noen viktige innstillinger.

Fysisk modus

Standard visning i SuperNova er Logisk modus. Da vises bare innholdet i den aktive cella på leselista. I Fysisk modus vises hele raden. Du skifter modus med Venstre Ctrl+Venstre Shift+9.

Som standard er cellene i Excel formatert slik at tekst blir venstrestilt i cella mens tall blir høyrestilt. I Fysisk modus blir den aktive cella markert med punkt 7 og 8 helt til venstre mens et tall vil stå til høyre, Dersom det står 12 i A1 og 13 i B1 og SuperNova har fokus i B1, vil punkt 7 og 8 stå rett etter det høyrestilte 12-tallet i A1.

Vise tomme celler

Tomme celler vises vanligvis ikke i Fysisk modus. Denne funksjonen bør skrus på:

Åpne SuperNova kontrollpanel med Ctrl+mellomrom, Punkt (Alt+p),  Layout (L),  Innstillinger (i), Vis tomrom (v aktiverer valget direkte), Punkt pr. tomrom (p), øk verdi til 20 med pil opp, Enter for å bekrefte.

Opplistinger av elementer

SuperNova har en funksjon som lager en oversikt over ulike elementer i det aktive programmet. For Excel kan dette være nyttig for å få ei liste over arkene i ei Excel-bok, for deretter å velge det arket du ønsker.

Hurtigtast CapsLock+Tab. Nå kommer ei liste som inneholder oversikt over hvilke elementer SuperNova fant. Velg det som ønskes og trykk Enter.

I store regneark kan SuperNova bruke lang tid å lage lista over elementene, derfor kan en alternativ og raskere metode i Excel være aktuell for å få oversikt over arkene

Alt+h, af (for Format), p (for flytt eller kopier ark).

Kommandoen åpner dialogboksen Flytt eller kopier og er laget for dette formålet, men dialogboksen kan like gjerne brukes til å bla gjennom oversikten over arkene.

Slippe tast gjennom SuperNova

Av og til bruker SuperNova de samme hurtigtastene som et annet program. Da virker ikke hurtigtasten i programmet, fordi SuperNova prioriteres. For å si til SuperNova at "du skal ikke bry deg om neste tastetrykk", trykk Venstre Ctrl+7. Kommandoen gjelder bare for ett tastetrykk.

Noen vanlige spørsmål 

• Hvordan vises kolonnene på leselista? Eleven sier hun bare får informasjon om raden hun er på, men at hun ikke ser hvilken kolonne hun er i.
  • Her må du enten bruke strukturmodus eller talen.
• Hvordan kan leselista vise formlene som ligger i en celle? Eleven ser bare resultatet (det vil si tallet som vises på skjermen) og ikke formelen.
  • Bruk F2 (Excel-kommando) for å sette cella i redigeringsmodus, du ser formelen og kan gjøre endringer. Trykk Enter eller F2 på nytt for å gå ut av redigeringsmodus. Bruker du strukturmodus, vises formelen direkte uten F2, men du kan ikke redigere i den.
• Hvordan er generelt sammenhengen mellom celle og det feltet du skriver formlene inn i? Eleven synes det er vanskelig å vite hvilke celler hun skal kopiere inn en formel i når hun ikke ser formlene.